Преместването на цял офис изисква много хора, кратки срокове и много специфични изисквания. Използването на инструменти за управление на проекти, като например хартата на проекта, може да балансира очакванията на заинтересованите страни във вашия проект и възможностите на вашия екип по проекта: чрез дефиниране на вашия обхват по-рано можете да запазите целостта на вашия проект и да поставите разумни, постижими цели. Докато повечето шаблони за чартъри са предназначени за проекти за строителство или софтуер, отнема само няколко корекции, за да ги накара да работят за преместването ви.
Обяснете вашия бизнес случай. Включете причините за този ход, например: регулаторни, финансови или разширителни ограничения. Назовете спонсора на проекта и ръководителя на проекта. Освен това въведете документа и неговата структура.
Определете обхвата на проекта. Това е най-важният раздел във вашата харта: бъдете много специфични. Посочете дали вашият екип е отговорен за възлагането на нови офис помещения за хора, за повторно свързване на комуникационната мрежа, създаване на планове за управление на обекти или просто за преместване на мебели.
Избройте заинтересованите страни, членовете на екипа и отговорностите. Заинтересованите страни се интересуват дали проектът е успешен или не, но може или не може да изпълнява задачите по проекта. Включете както вътрешни, така и външни членове на екипа, като например всяко дружество, което се движи или персонал на комунални услуги, които ще са необходими за финализиране на преместването. Установете кои екипи са отговорни за всеки компонент, изброени в раздела за обхвата.
Създайте времева скала на високо ниво за резултатите от проекта си. Вашият график на проекта ще определи конкретни дати, но използвайте това пространство, за да дадете на заинтересованите страни обща представа за това какво да очаквате. Те ще подписват вашите оценки, така че бъдете възможно най-реалистични.
Обобщете рисковете и зависимостите на проекта. Голям проект ще има отделен документ за управление на риска, но трябва да подчертаете всички известни фактори, които биха могли да забавят или да доведат до отклоняване на движението. Тези въпроси могат да включват неуспешни инспекции, щети на пътните активи или например закъснели мрежови техници.
Вземете подпис от проекта си. Вашата харта трябва да приключи със списък на всички допълнителни документи, които ще бъдат създадени като част от планирането на вашия проект. Оставете място за всички заинтересовани страни, определени в стъпка 3, за официално подписване на вашия проект.
Съвети
-
Пренасочете традиционната секция за "тестване" в плана на софтуерния проект, за да направите тест за осигуряване на качеството на новото пространство, например: дали системата за сигурност работи, всички телефонни разширения са правилно насочени, наред с други фактори. Поддържайте външните членове на екипа предвид, когато създавате зависимостите от проекта. Например, бюрата не могат да бъдат премествани, докато не бъде инсталиран новият килим.
