Предварително одобрен план за плащане, известен още като PAPP, предоставя удобство на вашите клиенти, както и на вашия отдел за фактуриране. Като упълномощавате фирмата си да прехвърли определена сума от разплащателна или спестовна сметка на предварително определена дата, вашите клиенти не трябва да се справят с трудностите при извършване на периодични плащания. По същия начин споразумението освобождава отдел за фактуриране от издаване на фактури и обработка на някои плащания. Тъй като имате нужда от писмено разрешение за достъп до акаунт, воден от друг клиент, трябва да осигурите достъпа до сметката в писмена форма, като използвате PAPP формуляр.
Събиране на основна информация за клиента. Форматирайте разделите във формуляра, за да могат клиентите да въведат името си, телефонния си номер на компанията и адреса за фактуриране във формуляра PAPP. Включете поле за всички данни за клиентите, които вашият отдел за фактуриране поддържа за всеки клиент.
Събиране на информация за разплащателната сметка, от която клиентът разрешава плащане. Съберете името и адреса на домашната банка, номера на маршрута - първия деветцифрен номер в долния ляв ъгъл на чека - и номера на банковата сметка - серията от числа, които следват номера на маршрута. Банките разработват собствени системи за номериране на сметки, така че те могат да бъдат с всякаква дължина.
Съберете анулирана проверка от клиента, за да потвърдите информацията за разплащателната сметка.
Дайте писмено изявление, което упълномощава фирмата Ви да прави тегления от посочената сметка, ако е необходимо. Ако датата на фактуриране и сумата за таксуване останат непроменени, оставете празните места на клиента или агенцията за фактуриране да завършат. Примерно изявление ще прочете: „С настоящото удостоверявам (име на фирма) да дебитирам сметката си за $ ** _ на** _ всеки месец. Удостоверявам, че имам правомощия да разреша дебитирането от посочената по-горе сметка и да се съглася с условията, посочени в настоящото споразумение."
Осигурете място, където клиентите да подписват и дават дата на извлечението, за да оторизират профила Ви.
Включете всички условия и условия, които може да ви трябват в раздел „Общи условия“. Тези елементи могат да включват разпоредби, които изискват клиентът да поеме отговорност за всички върнати или отказани такси и да предостави известие за промяна на данните за сметката седмица преди датата на фактуриране, както и да очертае разпоредбите за вашата компания или клиента да прекрати споразумението. с писмено уведомление.
Внимание
Въпреки че трябва да запазите оригиналното копие на PAPP споразумението, то трябва да се съхранява на сигурно място, за да се запази финансовата информация на клиентите ви от тези, които нямат разрешение да я използват.
