Тъй като вашият бизнес се разширява и става по-успешен, неговата система за подаване на хартия може да стане досадна, както и непрактична. Ето защо много собственици на компании избират да използват база данни. Въпреки че базите данни помагат на организациите да работят по-гладко, те не са без недостатъци. Проектирането на база данни може да бъде скъпо и отнема много време. Техническите проблеми могат да доведат до значителни щети. Освен това, компанията трябва да прекарва време в обучението на служителите, за да използват новата база данни.
Дизайн, изразходващ време
Конвертирането от хартиени файлове в електронна база данни може да бъде сложно, трудно и отнема много време. При преминаването към база данни трябва да се следват няколко стъпки. Ръководителят на проекта трябва да определи целта на базата данни и да събере цялата информация, която трябва да бъде организирана. Дизайнерът на базата данни трябва да създаде необходимите таблици, които да разделят информацията, да определят първичните ключове, да създават връзки между таблиците, да усъвършенстват дизайна и да прилагат правила за нормализиране, които предотвратяват поддържането на излишна информация на много места. В зависимост от нивото на уменията, проектирането на базата данни може да отнеме от няколко дни до няколко седмици.
Технически проблеми
Понякога базата данни може да срещне грешки, които да навредят на почти цялата информация в нея. За разлика от хартиените файлове, ако е направена грешка в базата данни, тя може да има ефект на доминото. Малките грешни изчисления могат да доведат до необходимост от основен ремонт на системата. Редовното архивиране е от решаващо значение за ограничаване на потенциалните щети.
скъп
Преобразуването в база данни може да бъде много скъпо. Собственикът на бизнеса ще понесе някои разходи. Колкото по-сложно е проектирането на базата данни, толкова повече ще струва. Компанията трябва да закупи софтуерния пакет, който предлага максимална гъвкавост за база данни, разработена по поръчка и позволяващ растеж. В много случаи собственикът на бизнеса ще трябва да наеме професионалист, за да гарантира, че работата е извършена правилно. Тя трябва да инвестира достатъчно в планирането на структурата на базата данни, за да осигури най-доброто представяне.
Необходимо обучение
Конвертирането в база данни означава, че собственикът на бизнеса трябва да обучи служителите да използват новия софтуер. Служителите трябва да отделят време от обичайните си работни функции, за да бъдат обучени. Собственикът на бизнеса може също да наеме инструктори, които да ръководят класовете за обучение. Някои служители може да са устойчиви на новите технологии. Обучението може да отнеме от няколко часа до няколко дни, а пълното приемане на технологията може да отнеме много повече време. В зависимост от това колко време отнема служителите да се научат как да управляват системата, обучението и приемането може да забавят производителността.
