Препращащите писма, наричани също придружителни писма, придружават факсовете и имейлите, за да опишат съдържанието на изпратените по факс документи или файловете, прикачени към имейл. Предадените писма също гарантират, че документите се дават на правилния човек, ако са изпратени на споделен факс или имейл адрес. Тези писма обикновено са кратки и съдържат само необходимата информация. Тъй като предавателните писма са форма на бизнес кореспонденция, трябва да спазвате определени стандарти, за да ги напишете правилно.
Напишете името си, името, адреса, телефонния номер и друга информация за контакт в горната част на документа, като го намерите в дясната страна на страницата. Друга възможност е вместо това да напишете писмото на фирмената бланка.
Прескочете дадена линия и посочете датата под информацията в дясната част на страницата.
Напишете името на получателя, адреса и, ако е приложимо, номера на сметката или друга идентифицираща информация, от лявата страна на страницата, два реда надолу от датата.
Адресирайте писмото специално на лицето, което ще го получи. Ако не знаете името на индивида, достатъчно е да напишете "Уважаеми господине или госпожо".
Посочете причината за написването на писмото в първото изречение. Посочете дали изпращате автобиография, бизнес предложение, доклад или информация за продукт или услуга.
Въведете основната информация за документа, който изпращате във втория параграф. Това може да включва дати, през които читателят трябва да действа въз основа на информацията, съдържаща се в документа, или, ако документът има няколко страници, кратко обяснение на включените страници. Можете също така да напомните на читателя какви разговори или кореспонденция сте имали с него по отношение на документа.
Благодарете на читателя за времето, което има в последния параграф, и я помолете да се свърже с вас, ако има някакви въпроси.
Въведете вашето име, заглавие и информация за контакт, като например имейл адреса или телефонния номер, в долната част на страницата. Напишете ръчно подписа си над името си.
