В бизнеса има много видове писмена комуникация. Компаниите използват писмена комуникация, за да инструктират служителите си относно фирмената политика, да информират клиентите за продукти и услуги и да информират инвеститорите за корпоративни стратегии. Ключът към написването на ефективна бизнес комуникация е приспособяването на съобщението към вашата целева аудитория. Пишете по ясен, прост и сбит начин, за да могат хората лесно да разберат посланието ви.
имейли
Електронните съобщения са най-често срещаната форма на писмена бизнес комуникация, според сайта за справки на Startupbizhub. Бизнес професионалистите използват имейли, за да изпращат документи, да организират срещи, да потвърждават срещи и да кандидатстват за работа. Въпреки относителната им небрежност, вашите имейли все още трябва да се срещат като професионалисти. Уверете се, че изпращате имейлите си до всички заинтересовани страни. Оставянето само на един човек може да попречи на ефективността на електронната ви поща. Също така избройте конкретната тема на имейла си в областта "Тема". Избягвайте да пишете дългите параграфи в имейлите си. Вместо това, разбийте текста с по-кратки параграфи и точки на куршуми, според онлайн списанието на Forbes.
предложения
Предложенията са документи, които очертават предстоящи проекти. Например бизнес консултантите и рекламните агенции представят предложения на фирми за проекти или специални задачи. Ръководителят по маркетинга може да подаде предложение до отдела за изследвания и разработки, за да провежда проучване на продуктите. Предложенията често са само една или две страници. Много компании използват специфични форми за своите предложения. Уверете се, че сте ясно идентифицирали всички стъпки и задачи на проекта във Вашето предложение. Включете и свързаните разходи за всяка конкретна задача. Например, посочете разходите за печат, пощенски и пощенски разходи, ако пишете предложение за проект за директна поща.
Доклади
Докладите са друг вид писмена бизнес комуникация. Компаниите използват доклади, за да информират служителите за различни аспекти на бизнеса. Например финансовият отдел ще пише финансови отчети, за да обобщи печалбата и продажбите на компанията. По подобен начин, мениджърът по маркетингови проучвания може да напише доклад, който обобщава резултатите от проучване на клиентите по телефона. Напишете отчетите си в структуриран формат. Въведете кратко въведение в отчета си. Например, кажете на ръководителите на отдели как и кога сте провели телефонно проучване на клиенти. Включете основните цели, които сте си поставили за проекта. Обобщете констатациите си в текста на отчета си. Добавете графики и диаграми за изясняване на по-сложни концепции. Включете в доклада си раздел с резюме, който подчертава основните констатации или резултати. Освен това винаги включвайте мотивационно писмо с вашия доклад, за да го представите на мениджъри или ръководители.
Брошури
Брошурите са литература, която включва вашите продукти и услуги. Компаниите използват брошури, за да продават продукти или да подпомагат търговските представители при продажби. Фирмите произвеждат брошури в много форми и размери. Някои брошури са с размер на буквите, докато други са сгънати на половина или трети. Използвайте цветове и снимки в брошурите, които съдържат основните ви продукти или услуги. Разбийте всяка страница от вашата брошура с много празно пространство, което прави брошурата по-разбираема.
