Без повтарящи се клиенти, разходите за придобиване на нови купувачи могат да бъдат твърде големи за повечето фирми, за да запазят вратите си отворени. Наличието на система за проследяване на купувачите от вас, моделите на разходите на клиентите и как да се свържете с клиентите си може да бъде един от най-ценните ви маркетингови инструменти. Независимо от броя на клиентите, можете да създадете полезни бази данни, като включите разнообразни полета, които могат да се сортират за различни набори от данни.
Софтуерни опции
Следенето на клиентите чрез индексни карти или други хартиени средства е неефективен метод; тя забавя кръстосаното препращане и не ви позволява да изпращате имейли или бързо да генерирате фактури или пощенски етикети. Създавайте полезни списъци с клиенти с проста програма за електронни таблици, като например Microsoft Excel. Или, в зависимост от вашите компютърни умения и бюджет, закупете програма за управление на взаимоотношенията с клиенти, наречена CRM база данни, известна също като софтуер за управление на клиенти. Различните компании правят версиите полезни за създаването на списъци, които да помогнат за фактурирането, продажбите, маркетинга и даренията с нестопанска цел. Някои изискват софтуер, който се намира на вашия компютър, докато други ви позволяват да запазите списъците си сигурно онлайн.
Събиране на данни
Колко полезни са вашите списъци на клиентите зависи от данните, които събирате и от начина, по който ги въвеждате в базата данни. Решете каква информация да съхранявате и да използвате за клиентите си, като име, адрес, телефонни номера, пол, възраст и имейл адрес. Не се страхувайте да съберете твърде много информация; лесно можете да филтрирате информацията, която ви е необходима за различни задачи, като ограничите критериите за търсене. Например, можете да включите дати за покупка, видове закупени продукти, клиенти по територия или представител, история на жалби на клиенти и лични бележки. За да стартирате търсене на жени, които са прекарали повече от 500 долара през последните 30 дни, за търсенето ви са необходими само тези три характеристики на данните. Ако не разполагате с всички данни, които искате, пуснете конкурс, който изисква от клиентите да попълват пълен личен профил или да наемат физическо лице или фирма, за да се свържат с клиентите си за актуализиране на клиентските ви профили, за да ги обслужват по-добре.
Създаване на база данни
Когато изграждате вашата база данни, създавайте полета и колони, които лесно можете да идентифицирате и използвате за различни търсения. Колкото повече извличате всяка информация, толкова повече търсения можете да създадете. Например, въвеждането на адреси, използващи различни полета за адрес, град, щат и пощенски код, ви позволява да създавате списъци или да извършвате търсения с един или повече от тези критерии заедно с други полета. Дръжте първото и последното име отделно, за да идентифицирате дублиращи се обяви поради различно първо име, като Роб и Робърт. Направете заглавия и имена на фирми различни области.
Използване на вашите данни
За да започнете да използвате базата данни, изпълнете някои тестови списъци, за да видите как работи. Стартирайте прости видове, като започнете само с един критерий, като пощенски код. След това използвайте два критерия, като например мъже от държавата. След като сте сигурни, че вашата база данни работи по начина, по който желаете, създайте списъци, които предоставят желаната от вас информация, като например пощенски и фактуриране, както и видове, които предоставят информация за навиците на клиента за покупка. Актуализирайте базата данни всеки път, когато взаимодействате с клиента си, за да поддържате актуалната информация и да ви помогне да избегнете дублиране на телефонни обаждания или имейли, които могат да раздразнят клиентите.
Правила за сигурност и използване
След като създадете списък с клиенти, вие сте отговорни за неговата сигурност. Внимавайте кой има достъп до вашия списък, къде го съхранявате и как го архивирате. Съхранявайте резервно копие на оригиналния си списък и резервно копие на списъка всеки път, когато го актуализирате, запазвайки предишните версии. Това ви помага да се върнете към последния работен списък на клиентите, ако текущият файл се повреди. Ако сте хакнат или някой получи достъп до вашия списък с клиенти без ваше разрешение, решете дали трябва да уведомите клиентите си. Ако списъкът ви не съдържа чувствителна информация, като номера на кредитни карти или пароли, които клиентите използват, за да влязат в уебсайта ви, може да не се наложи да се притеснявате. Ако планирате да провеждате кампании с имейл с списъците на клиентите си, свържете се с доставчика на интернет услуги, за да определите какви са правилата му за изпращане на имейли в насипно състояние и ако трябва да включите разпоредба за отказване за клиенти.
