Отчетът за ефективността е ценен бизнес инструмент. Тя ви позволява да документирате и проследявате работата на служителите. Важно е тези доклади да се пишат внимателно, тъй като те могат да бъдат катализатори за насърчаване на по-положително или отрицателно поведение от страна на служителите. Добре написан доклад за изпълнението съчетава информация, анализ, честност и такт.
Центрирайте отчета около няколко наблюдения, за които имате данни. Важно е да се водят бележки за служителите преди да се напише докладът и след това да се извлече информация от тези бележки, за да се състави докладът. Уверете се, че наблюденията са от първа ръка, а не от слухове. Пример за наблюдение от първа ръка може да бъде забележка, която сте написали и подали, когато забелязахте, че служител пристига с 30 минути закъснение за работа на определена дата.
Пишете за поведения, които са конкретно свързани с извършената работа. Поведението, свързано с работата, включва взаимодействие с колеги, внимание към детайлите, качество на документацията, цялостно отношение и точност.
Центрирайте отчета си за поведение, което е било обсъдено устно със служителя. Вашите коментари не трябва да бъдат изненада за работника.
Съсредоточете се върху положителните, но бъдете сигурни, че обективно избройте всички негативни събития, ако е необходимо. Може да напишете нещо като: „Г-н Джоунс поддържа положителни взаимодействия със своите колеги. Той остава късно, ако е необходимо, за да завърши работа. Имаше някои проблеми с пристигането на работа навреме, както се вижда от наблюденията, направени на 11, 20 и 27 юни."
Бъдете кратки и конкретни. Посочете примери за конкретни случаи. Въздържайте се от разходки. Един лош пример за това би бил нещо като: "Г-жа Смит не работи добре на работа. Тя просто изглежда като лоша пригодност за длъжността. Не знам какво може да бъде бъдещето, ако не може." … "По-добър пример би бил:" Г-жа Смит е имала оплаквания срещу нея от двама различни сътрудници по няколко пъти относно нейната обида и неуважително говорене."
Свържете отчет за ефективността с предишни отчети. Посочете области, които може да са се подобрили, влошили се или са останали същите. Например, може да напишете: "Последното тримесечие на продукцията на г-н Томпсън е 75% по-ниско от това, което компанията счита за приемливо. Въпреки това, от последната му оценка, производството му се е подобрило драстично и сега отговаря на фирмените стандарти."
Съобщавайте за положителните области на поведение. Може да напишете нещо като: "Позитивното отношение на г-жа Браун влияе на хората около нея и прави работното място по-добра среда."
Предоставете обратна информация за това как бихте искали да се подобрят по-слабите райони. Свържете доклада с бъдещите цели. Например, можете да пишете: "Г-н Хартзог не е успял да представи своите седмични планове за уроци четири пъти. През следващия семестър, администрацията би искала да го види да премине плановете си за урок до петък всяка седмица."
Напишете доклада, когато сте в позитивно настроение. Не забравяйте да прегледате доклада най-малко няколко часа след като сте го написали, за да откриете всички възможни промени, които трябва да бъдат направени.
Насърчавайте служителите да общуват с вас за доклад, след като са го получили, ако желаят. Използвайте анализа като шанс да си сътрудничите положително заедно за лично подобрение, както и за подобряване на компанията като цяло.
