Бележка е начин да общувате с другите във вашия офис. Записите обикновено се отразяват или обясняват нещо. Те могат също да направят заявка. Неформалните бележки могат да се използват за докладване на нещо, което не е от голямо значение, или за представяне на информация на малък брой хора или в по-неформална обстановка. Когато пишете неформална бележка, бъдете професионалисти и я дръжте кратка и точна. Неформалната бележка трябва да бъде около една страница и да включва необходимата информация.
Поставете бланката на фирмата в горната част на първата страница на неформалната бележка.
Поставете фразата „Напомняне“ точно под бланката.
След това поставете имената на подателя и получателите, както и датата и темата. Тази информация трябва да бъде на отделни редове. За неформална бележка, дръжте темата кратка, но специфична, така че читателят да може бързо да определи за какво се отнася бележката. Ако няма конкретен получател, можете да изключите тази информация.
Посочете целта на меморандума ясно и конкретно в първия параграф. Опитайте се да направите това с едно до две изречения.
Напишете кратък раздел за обсъждане, за да обясните основната препоръка или искане на бележката. Тъй като това е неформална бележка, можете просто да посочите препоръката. Не е необходимо да включвате много подкрепящи доказателства, факти или друга информация, защото искате да сте кратки. Този раздел трябва да бъде кратък и да е точен и трябва ефективно да предаде точката на бележката и да каже на читателя какво да прави по-нататък.
Посочете ясно какво следва да направи читателят в кратка препоръка или заключителен раздел. Въпреки че бележката е неформална, все още е важно да се изрази ясна точка и препоръка.
Съвети
-
Дръжте всичко кратко в неформална бележка. Пишете кратко и ясно в колкото е възможно по-малко думи.
